イベント企画の考え方！イベントの流れや運営方法を解説

イベント企画とは？

イベント企画は、イベントを開催するにあたってアイデアを出すところから当日の運営までの一連の流れを指します。何のためにイベントを企画するのかの目的の部分や、いつ、どこで、誰に、どのようなイベントを開催するのかを企画する全体の部分です。

イベントにも様々な種類があり、企業が開催するものから、一般的に行うものまで複数あります。開催側の違いだけ複数の性質を持ったイベントがあり下記のようなものがあります。

（例）

スポーツイベント
文化イベント
販促イベント
コンベンションイベント
会議イベント
展示会/見本市
フェスティバル
博覧会

イベント企画が良かったのかの判断は、その目的によって異なりますが、売上を上げる必要なものや、参加者の満足度を上げるもの、それぞれ評価方法はあるため、目的に応じた内容を綿密に計画するよう意識して企画しましょう。

イベント企画時のポイント3つ

ターゲットをしっかり定める

これは当たり前ですが、参加してもらうターゲットを明確にすることで成功率が高まります。どういう人に何を伝えるイベントなのかをしっかり考えて企画しないと、何のイベントだったのかがわからず、イベント企画がかえって逆効果になるケースもあります。そのため、まずはこのターゲットの部分をしっかり考えて定義するようにしましょう。

複雑にせず、シンプルにする

せっかくイベントを企画するとなれば、色んな要素を詰め込みたくなります。その結果、予算オーバーや、時間内に収まらない、一番良くないものが、全部が中途半端になり、参加者へベネフィットが全く伝わらないということに陥ってしまいます。

これはプレゼンでもよくありますが、提案する内容を盛り込めば盛り込むほど、聞き手は何が大事だったのか、何を伝えたかったのかがわからなくなります。イベントも同様で、できるだけシンプルに、かつその内容の質を上げれば参加者が満足するイベントを企画できるでしょう。

参加者へメリットとなることをしっかり伝える

イベント企画を成功するには、まずイベントに参加してもらわないと始まりません。そのためにはそのイベントが参加者にとってどんなメリット、ベネフィットがあるかを正しく届ける必要があります。会議系のイベントであれば、「有識者のどんな話が聞けるか」、販促系のイベントであれば、「新商品のサンプル商品がもらえる」、など具体的に何が得られるかを告知の際にイメージさせるべきでしょう。内容が珍しければ珍しいほど参加意欲が高まると言えるでしょう。

イベントの企画から開催までの流れ

実際にイベント企画をする際の全体の流れを紹介します。大きく分けて6段階に分けられます。　

イベントの目的やターゲット、中身、宣伝方法や予算を決める
各役割を分担する
日程・会場を押さえる
イベントの宣伝
イベント準備
当日のイベント運営

１．イベントの目的やターゲット、中身、宣伝方法や予算を決める

目的を決める

まずは一番重要な目的を定めることです。これを決めることで、その他の全体の流れが決まります。複数の目的を持たせず、1つに絞りましょう。

ターゲットを明確にする

先ほども記載しましたが、ターゲットを明確にすることもイベントを企画する上では非常に重要です。誰に参加してもらうかを明確にしないと、そのターゲット層が満足する企画を考えることも難しくなり、さらにはその宣伝方法も決めづらいため、ターゲットをの選定は重要です。

イベントの中身や宣伝方法を考える

イベントの目的とターゲットが決まれば、イベントの中身を決めることができます。一番需要なことは企画者目線でなく、参加者目線で考えることです。ターゲットの立場になり、どういうイベントだったら喜んでくれるかを考えれば自ずと良いイベントを企画できると思います。

２．各役割を分担する

イベントの中身が決まれば、実行するにあたって役割を明確にし、分担しましょう。一人で企画しなければいけない場合はすべて自分でやらないといけませんが、基本的にある程度の規模のイベントを企画する場合は、色んな人が関わると思います。企画者は自分で全部やろうと思わずにうまく周りの人の助けをもらいながら、タスクを振り、できるだけ全体の進捗管理側に回って、各役割がスケジュール通りに進んでいるか把握しておきましょう。

３．日程・会場をおさえる

次に日程と会場をおさえていきます。企画者側の都合も大事ですが、ターゲットが参加しやすい日程にします。例えばターゲットが学生のような若い層であれば、週末にするなどです。会場も駅からどれくらいかかるのか等の公共交通機関も調べた上で選定しましょう。

４イベントの宣伝

宣伝の方法

イベントの宣伝方法は、チラシや、SNS、インターネット広告など様々な種類があります。顧客のデータがあれば、メルマガなども効果的です。最近では、InstagramやTwitterなどで行うケースが多くなってきていますが、ビジネス系のイベントであれば、Facebookのイベント機能を活用して友だちにシェアしてもらうなど目的によって宣伝する手法も異ります。ターゲットに合った手法を検討してみてください。

宣伝する内容

イベントを宣伝する内容は

イベント日時
イベント会場（アクセス方法や会場の地図も）
当日のアジェンダ
参加特典
参加費用（無料の場合は無料と必ず記載）

このあたりは最低限記載した上で、告知をしましょう。イベントによって伝えるべき内容は異なるとは思いますので、イベントに合った内容を短く完結に告知しましょう。

５．イベントの準備

告知も準備には含まれますが、実際に運営するにあたっての残りの準備を整理します。

スケジュール設定
プログラム（アジェンダ）の作成
会場の下見やレイアウト決め
機材確保、当日人員の配置
イベントに必要な資料作り
当日の運営台本の準備
満足度アンケートの用意

イベントはどうしてもイレギュラーなことが発生してしまう可能性があります。そのために、それ以外の準備はしっかりしておき、最悪のケースも想定しながら当日は最低限の負担で済みます。準備に漏れがないか、何度も関連メンバーで確認しながら当日までに準備を進めましょう。

６．当日のイベント運営

いよいよ本番です。ほとんどの場合は当日は時間がおしてしまうケースが多いため、当日のスケジュールはある程度、余裕を持って組んでおくことをおすすめします。

また、イベント終了後にはアンケートを回収することをおすすめします。企画側と参加側では捉え方が全然違うため、生の声を回収することで、次のイベントに重要なデータになります。アンケート回収の方法は、今までは紙で出席名簿などを利用するのは主流でしたが、最近ではアプリやGoogleフォームなど、デジタル上で管理することが増えています。紙代もかかりませんし、回収後の集計が一瞬でできるので、おすすめです。